Når lægesekretæren på onkologisk afdeling på Aalborg Universitetshospital tirsdag morgen skal udfylde og sende patientindkaldelser til mange patienter, er systemet altid langsomt. Eller sådan føles det i hvert fald. Når man har travlt, føler man ofte, at alt andet nærmest står stille – især it-systemet. Men er det nu også sådan, det forholder sig? Hos Region Nord har man taget konsekvensen af usikkerheden og måler nu på systemets svartider.

Hos Region Nord oplevede man ofte, at personalet på regionens hospitaler klagede over lange svartider, når de arbejdede i regionens EPJ-system (elektronisk patientjournal). ”Vi var nødt til at tage tyren ved hornene og få løst situationen. Vi havde blandt andet behov for at kende de præcise svartider for at vide, om vi skulle ændre på dem,” siger Brian Heinrich Pedersen, som er funktionsleder hos Region Nord.

Præcis måling afslører flaskehalse

Region Nord havde siden 2007 overvåget netværkets performance, men ikke de præcise svartider brugerne oplevede. ”Vi havde også en overvågningsløsning på systemet tidligere. Den målte på netværkstider generelt men ikke på svartiderne, som brugerne oplevede dem. Når vi ville have præcise målinger af de svartider, brugerne oplevede, var vi nødt til at bruge et stopur. Det var meget besværligt.

Højeste fællesnævner

Region Nord begyndte at se sig om efter en anden overvågningsløsning, der kunne give mere præcise målinger end den eksisterende løsning. ”Vi havde en snak med CapMon og fik lov til at se deres løsning ResponseView i funktion hos Region Hovedstaden, hvor man havde brugt det i nogle år.

Vi kunne se, at ResponseView var præcis, hvad vi var på udkig efter. Her kunne vi få en præcis måling af alle svartider på netværket – også de svartider brugerne oplever. Nu kan vi måle, om svartiden er 3 sekunder, eller om den er 3,2 sekunder. Det er naturligvis ikke noget brugerne kan mærke, men det er vigtigt for os at kende de præcise svartider.

Vi laver SLA-aftaler med underleverandører, og prisen fastsættes blandt andet ud fra nogle prædefinerede svartider, som leverandørerne lover at leve op til. Derfor er det vigtigt at vide, om vi får det, vi betaler for. Det er desuden vigtigt, at vi kan sammenligne svartiderne over en længere periode. På den måde, kan vi for eksempel se, om der er tidspunkter, hvor overbelastning af netværket gør det nødvendigt at foretage justeringer for at kunne levere de ønskede svartider,” siger Brian Heinrich Pedersen.

Samlet overblik over regionens EPJ-systemer

Hele Region Nord benytter ét samlet EPJ-system på samtlige hospitaler. ResponseView overvåger regionens EPJ-system på samtlige hospitaler.

Den samlede overvågning gør det muligt at sammenligne de forskellige grupper og se, om der er afgørende forskelle. Man kan herefter undersøge de hurtigste og de langsomste svartider og hvilke faktorer, der spiller ind. På den måde kan man justere efter den højeste fælles-nævner og få de bedst mulige svartider på hele systemet.